Übergabeprotokoll beim Hauskauf: Checkliste für die Schlüsselübergabe

Von Andreas Holzwarth, Inhaber, Immobilienmakler · 12. Oktober 2026

Die Schlüsselübergabe beim Hauskauf findet zu dem Termin statt, den der notarielle Kaufvertrag festlegt, in der Regel nach vollständiger Zahlung des Kaufpreises und oft Wochen vor der Eintragung des Käufers im Grundbuch. Ab diesem Tag gehen Besitz, Nutzen und Lasten sowie die Gefahr zufälliger Schäden auf den Käufer über (§ 446 BGB). Im Übergabeprotokoll halten Käufer und Verkäufer Zählerstände mit Fotos, die Zahl der Schlüssel, den Zustand des Hauses, mitverkauftes Inventar und die übergebenen Unterlagen fest und unterschreiben es beide.

Hauskauf: wann ist die Schlüsselübergabe?

Der Kaufvertrag ist unterschrieben, der Notar hat die Fälligkeit mitgeteilt, das Geld ist überwiesen. Trotzdem steht der Käufer im Grundbuch noch nicht als Eigentümer. Genau in diese Lücke fällt die Schlüsselübergabe, und deshalb gibt es das Übergabeprotokoll.

Der Termin steht im notariellen Kaufvertrag. Üblich ist, dass Besitz, Nutzen und Lasten mit der vollständigen Zahlung des Kaufpreises übergehen. Die Bundesnotarkammer beschreibt das als Regelfall: Der Besitzübergang wird an die vorherige Kaufpreiszahlung geknüpft, damit niemand ungesichert in Vorleistung geht. Fällig wird der Kaufpreis wiederum erst, wenn die Auflassungsvormerkung für den Käufer eingetragen ist und dem Notar alle Unterlagen für die Lastenfreistellung vorliegen. Der Notar teilt das beiden Seiten in der Fälligkeitsmitteilung mit.

In der Praxis heißt das: Nach Eingang des Geldes bestätigt der Verkäufer oder seine Bank den Zahlungseingang, danach vereinbaren beide einen Termin vor Ort. Manche Verträge nennen ein festes Datum, etwa den Monatsersten nach Zahlung. Wer früher ins Haus will, zum Beispiel für Renovierungen, braucht dafür eine ausdrückliche Regelung im Vertrag, die auch den Verkäufer absichert.

Schlüsselübergabe vor Grundbucheintrag: ist das normal?

Ja, das ist der Normalfall. Eigentum an einem Grundstück entsteht erst durch Einigung und Eintragung im Grundbuch (§§ 873 und 925 BGB). Die Umschreibung beantragt der Notar erst, wenn der Kaufpreis bezahlt ist und das Finanzamt nach Zahlung der Grunderwerbsteuer die Unbedenklichkeitsbescheinigung erteilt hat (§ 22 GrEStG). Zwischen Schlüsselübergabe und Eintragung können deshalb einige Wochen liegen.

Für den Alltag zählt aber der Besitzübergang. § 446 BGB regelt, dass mit der Übergabe die Gefahr des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung auf den Käufer übergeht. Ab demselben Tag gebühren ihm die Nutzungen, also etwa Mieteinnahmen, und er trägt die Lasten wie Grundsteuer und Gebühren. Wird zwei Tage nach der Übergabe bei einem Sturm das Dach beschädigt, ist das grundsätzlich das Risiko des Käufers, auch wenn er noch nicht im Grundbuch steht.

Umgekehrt gilt: Was vor der Übergabe kaputtgeht, ist Sache des Verkäufers. Das Protokoll ist der Beleg, in welchem Zustand das Haus an diesem Tag war.

Was gehört ins Übergabeprotokoll beim Hauskauf?

Ins Protokoll gehört alles, worüber später Streit entstehen kann: Zählerstände, Schlüssel, Zustand, Inventar und Unterlagen. Ein bestimmtes Formular schreibt kein Gesetz vor. Die folgende Checkliste können Sie direkt als Vorlage nutzen, auf Papier oder am Tablet. Gehen Sie das Haus Raum für Raum ab, vom Keller bis zum Dachboden, und vergessen Sie Garage, Gartenhaus und Außenanlagen nicht.

Quelle: Eigene Zusammenstellung; § 446 BGB, § 80 Abs. 4 GEG, § 15 Abs. 7 LBO BW

Zählerstände beim Hauskauf ummelden und Kosten aufteilen

Die Zählerstände vom Übergabetag sind die Grundlage für zwei Abrechnungen: die Schlussrechnung des Verkäufers beim Versorger und die Aufteilung der laufenden Kosten zwischen den Parteien. Beide melden den Wechsel mit Stand und Datum bei Strom, Gas und Wasser. Der Verkäufer kündigt seinen Vertrag zum Übergabetag, der Käufer meldet sich an oder schließt einen eigenen Vertrag.

Kosten, die für das ganze Jahr anfallen, laufen oft noch auf den Namen des Verkäufers. Die Grundsteuer wird in Baden-Württemberg nach den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres festgesetzt (§ 1 Abs. 1 LGrStG). Im Verkaufsjahr bekommt deshalb in der Regel der Verkäufer den Bescheid. Wer welchen Anteil trägt, ist eine Frage des Kaufvertrags, nicht des Steuerrechts. Bezahlte Vorräte wie Heizöl werden nur ausgeglichen, wenn das vereinbart ist.

Ein Beispiel: Der Besitz geht am 1. August 2026 über. Der Verkäufer hat die Grundsteuer von 720 Euro für 2026 und die Gebäudeversicherung von 840 Euro für das Kalenderjahr bezahlt. Im Tank sind laut Protokoll 1.800 Liter Heizöl, vereinbart sind 1,05 Euro je Liter. Der Vertrag sieht vor, dass der Käufer die Lasten ab Besitzübergang trägt.

Quelle: Beispielrechnung mit angenommenen Werten; § 446 BGB, § 1 Abs. 1 LGrStG

Mängel im Übergabeprotokoll und der Gewährleistungsausschluss

Bei gebrauchten Häusern wird die Haftung des Verkäufers für Sachmängel im Kaufvertrag häufig ausgeschlossen, darauf weist auch die Bundesnotarkammer hin. Gekauft wird dann wie besichtigt. Das Übergabeprotokoll ändert daran nichts, es ersetzt keinen Vertrag. Es dokumentiert aber, ob das Haus bei der Übergabe in dem Zustand war, den beide beim Notar vorausgesetzt haben.

Drei Regeln sollten Sie kennen. Kennt der Käufer einen Mangel schon bei Vertragsschluss, kann er daraus grundsätzlich keine Rechte herleiten (§ 442 BGB). Entsteht ein Schaden zwischen Vertrag und Übergabe, trägt ihn der Verkäufer, weil die Gefahr erst mit der Übergabe wechselt (§ 446 BGB). Und auf einen Gewährleistungsausschluss kann sich der Verkäufer nicht berufen, soweit er einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie übernommen hat (§ 444 BGB).

Viele Verkäufer unterschätzen den letzten Punkt. Ein bekannter Feuchteschaden im Keller, der vor der Besichtigung frisch überstrichen wurde, ist das klassische Beispiel. Bekannte Mängel gehören deshalb offen in den Kaufvertrag und noch einmal ins Protokoll. Zeigt sich bei der Übergabe ein neuer Schaden, notieren Sie ihn mit Foto und klären mit dem Notar oder einem Rechtsanwalt, welche Rechte bestehen. Eine Einzelfallberatung ersetzt dieser Text nicht.

Wer unterschreibt das Übergabeprotokoll?

Verkäufer und Käufer unterschreiben, bei mehreren Eigentümern oder Käufern möglichst alle oder ein Bevollmächtigter mit schriftlicher Vollmacht. Jede Seite bekommt ein Exemplar mit allen Fotos, etwa als Anhang per E-Mail am selben Tag.

Ein Notar ist bei der Übergabe nicht nötig. Begleitet ein Makler den Termin, kann er das Protokoll führen, unterschreiben müssen trotzdem die Parteien. Unterschreiben Sie nichts, was nicht stimmt. Ist ein Punkt strittig, etwa ob ein Fleck an der Decke neu ist, notieren Sie beide Sichtweisen. Ein Protokoll mit offenem Punkt ist mehr wert als eines, das später angefochten wird.

Was nach der Schlüsselübergabe zu tun ist

Nach der Übergabe beginnen für den Käufer die Pflichten eines Eigentümers, auch wenn die Eintragung im Grundbuch noch aussteht. Diese Punkte sollten in den ersten Wochen erledigt sein.

• Strom, Gas, Wasser und Fernwärme mit den Zählerständen aus dem Protokoll ummelden, Verkäufer kündigt zum Übergabetag
• Gebäudeversicherung prüfen: Sie geht beim Eigentumswechsel automatisch auf den Käufer über (§ 95 Abs. 1 VVG). Für die laufende Versicherungsperiode haften Verkäufer und Käufer gemeinsam (§ 95 Abs. 2 VVG). Die Veräußerung ist dem Versicherer unverzüglich anzuzeigen (§ 97 VVG). Der Käufer kann innerhalb eines Monats nach dem Erwerb kündigen (§ 96 Abs. 2 VVG)
• Grundsteuer: Das Finanzamt erfährt vom Verkauf über die Anzeige des Notars (§ 18 GrEStG), danach schickt die Gemeinde ab dem Folgejahr den Bescheid an den neuen Eigentümer; die Aufteilung im Verkaufsjahr regelt der Kaufvertrag
• Müllgebühren und Tonnen: Größe und Zahl der Tonnen beim Abfallentsorger prüfen und bei Bedarf ändern
• Schornsteinfeger: Der neue Eigentümer muss den Eigentumsübergang unverzüglich dem bevollmächtigten Bezirksschornsteinfeger mit Name und Anschrift mitteilen (§ 1 Abs. 2 SchfHwG)
• Rauchwarnmelder: In Baden-Württemberg müssen Schlafräume, Kinderzimmer und Flure, die als Rettungsweg dienen, Melder haben; für die Betriebsbereitschaft sind die unmittelbaren Besitzer zuständig, also die Bewohner (§ 15 Abs. 7 LBO)
• Adresse ummelden, Nachsendeauftrag einrichten, Schlösser bei Bedarf tauschen lassen

Übergabe in Waiblingen und im Rems-Murr-Kreis

Für Häuser in Waiblingen, Fellbach und Korb führt das Grundbuchamt beim Amtsgericht Waiblingen, Winnender Straße 27, das Grundbuch. Dort wird nach der Übergabe die Eigentumsumschreibung eingetragen, beantragt durch den Notar. Wie Sie danach einen aktuellen Auszug bekommen, steht im Ratgeber zum Grundbuchauszug beim Grundbuchamt Waiblingen.

Vor der Umschreibung muss die Grunderwerbsteuer bezahlt sein, in Baden-Württemberg 5,0 Prozent des Kaufpreises. Bei 500.000 Euro sind das 25.000 Euro. Wie sich die übrigen Kosten bei Notar und Grundbuchamt zusammensetzen, zeigt der Ratgeber zu den Notarkosten beim Hauskauf in Baden-Württemberg.

Bei den Abfallgebühren macht es der Kreis einfach. Nach dem Abfallwegweiser 2026 der Abfallwirtschaftsgesellschaft Rems-Murr erfolgen An, Ab und Ummeldungen von Privathaushalten automatisch mit der Meldung beim Einwohnermeldeamt, eine separate Meldung ist nicht erforderlich. Änderungen an den Tonnen laufen über die Website der AWRM. Die Grundsteuer erhebt die jeweilige Stadt oder Gemeinde, in Waiblingen also die Stadt Waiblingen.

Wie H&W die Übergabe begleitet

Bei H&W Immobilien-Service gehören Schlüsselübergabe und Übergabeprotokoll zum vierten Punkt unseres Vier Punkte Systems, der Abwicklung von der Kaufpreisverhandlung über den Notartermin bis zur Übergabe. Die Checkliste oben zeigt, worauf es dabei ankommt. Wenn Sie Ihr Haus im Rems-Murr-Kreis verkaufen möchten, beginnt das mit einem kostenlosen Erstgespräch.

Häufige Fragen

Quellen

• Bundesnotarkammer, Glossar Grundstückskaufverträge (Besitz, Kaufpreisfälligkeit, Sachmängel)
• § 446 BGB, Gefahrübergang und Lastenübergang
• § 442 BGB, Kenntnis des Käufers
• § 444 BGB, Haftungsausschluss
• § 873 BGB, Erwerb durch Einigung und Eintragung
• § 925 BGB, Auflassung
• § 95 VVG, Veräußerung der versicherten Sache
• § 96 VVG, Kündigung nach Veräußerung
• § 97 VVG, Anzeige der Veräußerung
• § 80 GEG (seit 29.07.2026 GModG), Energieausweis beim Verkauf
• § 18 GrEStG, Anzeigepflicht der Notare
• § 22 GrEStG, Unbedenklichkeitsbescheinigung
• service-bw: Grunderwerbsteuer zahlen (Steuersatz 5,0 Prozent)
• Landesgrundsteuergesetz Baden-Württemberg, § 1 Abs. 1
• § 1 SchfHwG, Mitteilung des Eigentumsübergangs
• Stiftung Warentest, Rauchmelderpflicht nach Bundesland (Baden-Württemberg, § 15 Abs. 7 LBO)
• AWRM, Abfallwegweiser 2026 (Anmeldung zur Abfallentsorgung)
• Amtsgericht Waiblingen, Grundbuchamt